월급을 지급하는 사업장은 임금명세서를 의무적으로 교부토록 하고 있지만 아직까지 헷갈리고 있거나 계산법을 잘 모르는 분들이 더러 있을 수 있습니다. 특히 신규로 사업자를 내는 분들에게 급여명세서 작성은 어렵게 여겨질 수도 있지 않을까 하는 생각에 임금명세서(급여명세서) 작성 방법을 공유해 보고자 합니다.
임금명세서 필수 기재사항
- 성명, 생년월일, 사원번호 등 근로자를 특정할 수 있는 정보 기재
- 임금지급일, 임금 총액
- 기본급, 수당, 상여금, 성과급 등 임금의 구성항목별 금액
- 임금의 구성항목별 계산방법 (출근일 수·시간 등에 따라 달라지는 경우 연장·야간·휴일근로 시간수 포함)
- 임금의 일부를 공제한 경우 공제 항목별 금액과 총액 등 공제내역
※ 통화 이외의 것으로 지급된 임금이 있는 경우 그 품명 및 수량과 평가총액
임금명세서 작성방법
예전 임금명세서에 상세내역을 기입할 곳이 없거나 작성방법을 모르겠다면 고용노동부 '임금명세서 만들기' 무상 프로그램으로 작성할 수 있습니다. '임금명세서 만들기'는 1인 근로자를 위한 개별 작성 또는 다수 근로자를 위한 일괄 작성 중 편리한 방식을 선택하여 이용할 수 있습니다.
임금명세서 만들기' 프로그램 바로가기>https://moel.go.kr/wageCal.do
임금명세서
해당 월의 실제 근로한 연장·야간·휴일 근로시간 수, 통상시급, 가산율이 명시된 계산방법으로 작성해야 합니다. * 예) 연장근로수당 288,000원 = 16시간 X 12,000원 X 1.5 * 상시 5인 미만 사업장의 경
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임금명세서 교부
1. 교부방법
종이명세서 직접 교부가 원칙이나 문자메시지, 카카오톡 전송, 이메일 전송 등 근로자가 확인할 수 있는 방법으로 임금명세서를 교부해야 합니다. 근로자의 수신 여부가 확인되어야 하는 것은 아니지만 근로자가 그 사실을 알 수 있도록 충분한 안내 및 고지가 필요합니다.
2. 교부시기
사용자는 노동자에게 임금을 지급하는 때(급여일)에 임금명세서를 교부하여야 하며, 부득이한 사유로 임금 지급일에 교부하지 못한다 할지라도 사회통념상 합리적인 범위 내에서 교부가 이루어져야 할 것입니다.
3. 임금명세서 의무 위반 시 제재
- 임금명세서 교부 의무를 위반한 사업주는 500만 원 이하의 과태료가 부과될 수 있습니다.
- 근로기준법상 개별 근로자 임금명세서 지급 의무가 있으므로 위반 대상 근로자 1인을 기준으로 부과됩니다.
그밖에 주요 FAQ
Q. 임금명세서에 사원번호나 생년월일을 반드시 작성해야 하나요?
- 임금명세서에는 성명, 생년월일, 사원번호 등 근로자를 특정할 수 있는 정보를 기재하도록 규정되어있습니다.
- '성명'만으로 근로자를 특정할 수 있다면, 생년월일과 사원번호 등을 중복하여 기재할 필요는 없습니다.
Q. 모든 임금 구성항목에 대해 계산방법을 작성해야 하나요?
- 고정으로 지급되는 기본급, 정액으로 지급되는 수당 등에 대해서는 계산방법을 별도로 작성하지 않아도 됩니다.
- 근로일수나 총 근로시간 수 등에 따라 임금의 구성 항목별 금액이 달라지는 경우에 한하여 계산방법을 작성하며 이경우 계산방법에 근로일수, 총 근로시간 수, 연장·야간·휴일 근로시간 수 등을 포함하여 기재해야 합니다.
Q. 가족수당의 경우 계산방법을 작성해야 하나요?
- 가족수당이 배우자 유무, 자녀 수 등에 따라 금액이 달리 지급된다면 계산방법을 기재하는 것이 바람직합니다. 다만 취업규칙이나 근로계약서에 가족수당에 대한 지급요건이 명확하게 규정되어 있는 경우에는 임금명세서에 이를 기재하지 않더라도 무방합니다.
Q. 4대 보험료, 근로소득세 등도 계산방법을 기재해야 하나요?
- 공제내역의 계산방법은 별도로 기재하지 않아도 됩니다. 근로기준법 제43조 제1항에 따라 임금의 일부를 공제한 경우 공제항목별 금액과 총액 등 내역만 작성하면 됩니다.
Q. 취업규칙이나 근로계약서에 임금의 계산방법이 나와 있는데, 매월 임금명세서에 계산방법을 반드시 기재해야 하나요?
- 취업규칙에 임금의 결정·계산·지급방법이 기재되어 있다 할지라도 임금명세서에 임금의 구상 항목별 계산방법을 작성하는 것이 바람직합니다.
- 다만 취업규칙이나 근로계약서에 특정 임금 항목에 대한 지급 요건이 규정되어 있는 경우에는 이를 기재하지 않더라도 무방합니다 (연장·야간·휴일근로는 제외)
Q. 고정 연장근로수당이 있을 경우 실제 연장근로를 하지 않았더라도 계산방법에 연장근로 시간수를 기재해야 하나요?
- 추가적인 연장근로가 없는 경우 근로계약서 또는 취업규칙에 고정연장근로수당에 대한 시간이 규정되어있다면 해당 시간을 기재하지 않을 수 있습니다.
- 추가적인 연장근로에 따른 임금이 지급되는 경우에는 해당 시간을 포함하여 계산 방법을 적어야 합니다.
Q. 퇴직금을 지급할 때도 임금명세서를 지급해야 하나요?
- 퇴직금은 근로기준법상 임금에 해당하지 않으므로 임금명세서 교부 대상에 해당하지 않습니다.
- 다만, 퇴직금을 지급할 때도 근로자가 그 산정 내역을 알 수 있도록 관련 명세서를 교부하는 것이 바람직할 것입니다.
Q. 건설현장 등 일용근로자에게 임금명세서를 서면으로 받아가라고 공지했지만, 근로자가 수령하지 않은 경우 법을 위반한 것인가요?
- 근로자에게 개별적으로 직접 전달하는 것이 바람직하며 직접 교부하기 어려운 경우 가급적 근로자 편의를 고려하여 적절한 방식 (문자메시지, 메신저 등)으로 교부하면 될 것입니다.
Q. 서면 임금명세서 교부사 수령 대장을 별도로 만들어야 하나요?
- 수령 대장을 작성할 필요는 없지만 수령 여부를 분명히 할 필요가 있는 경우에는 수령 대장 등을 활용하는 것도 가능합니다.
Q. 이메일로 임금명세서를 발송한 경우 교부의무를 이행하였다고 볼 수 있는 시점은 언제인가요?
- 사용자가 이메일로 임금명세서를 발송한 경우, '발송된 때'를 임금명세서를 교부한 것으로 볼 수 있습니다.
- 다만 메일이 반송 처리되는 경우 등은 발송으로 보기 어려우니 이에 대한 확인이 필요합니다.
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